Associer un droit d'accès à un usager

Créer un usager et lui attribuer un badge ou un code ne lui ouvre encore aucune porte. Pour qu'il puisse entrer, il faut lui associer un droit d'accès : ponctuel, récurrent ou permanent. Ce guide détaille les trois cas, sur un seul espace ou sur l'ensemble des espaces du contrat.

⏱ Durée : 3 minutes  ·  👤 Accès requis : être Administrateur de l'espace (un Modérateur autorisé peut créer des accès ponctuels)

Prérequis

• L'usager doit exister dans vos contacts (nom, prénom, numéro de téléphone). S'il n'existe pas encore, vous le créez au passage — voir l'étape 1.
• Contrairement au rôle Administrateur, un droit d'accès ne nécessite pas que la personne possède un compte Neop : un simple contact suffit.

Les trois types de droits d'accès

Sur la plateforme, chaque type a son bouton dédié :

Étape 1 - Retrouvez ou créez le contact

Avant de pouvoir attribuer un droit d'accès, la personne doit exister dans votre liste de contacts.

Depuis votre tableau de bord, dans la section Contacts, cliquez sur Liste de tous les contacts, puis ouvrez la fiche du contact concerné.

Si le contact n'existe pas encore, cliquez sur Ajouter un contact, créez-le, puis revenez sur sa fiche pour poursuivre l'attribution du droit d'accès.

Étape 2 - Renseignez ses identifiants

Sur la fiche de l'usager, dans le bloc Informations, complétez les champs utiles à son identification devant la porte, puis cliquez sur Valider :

• Identifiant Badge (alphanumérique) : le numéro gravé ou lu sur le badge. Il doit normalement comporter 8 caractères alphanumériques.
• Code personnel (5 chiffres) : un code propre à l'usager, valable sur tous ses accès. Il ne peut pas commencer par 0.
• Email et téléphone : indispensables si vous voulez pouvoir lui envoyer son code par mail ou par SMS (étape 5).
• Commentaire : champ libre, très pratique pour retrouver quelqu'un plus tard (« plombier », « équipe U13 », « saison 2026 »).

Étape 3 - Associez le droit d'accès

Les trois boutons se retrouvent au même endroit, quel que soit le chemin emprunté : sur la fiche de l'usager dans un espace (bloc Horaires & Accès), et sur sa fiche contact au niveau du contrat, dans le bloc Espace & Accès, espace par espace.

Accès ponctuel

Cliquez sur « Nouvel accès ponctuel ». Renseignez un intitulé explicite, l'heure d'ouverture et de fermeture, sélectionnez le ou les usagers concernés, puis validez. La page de l'accès affiche ensuite le code d'accès à communiquer, et la liste des usagers rattachés.

Depuis cette même page, les boutons « Contacter les usagers par SMS » et « par email » envoient le code à tous les participants d'un coup. Vous pouvez aussi y ajouter des usagers ou en créer un à la volée.

Accès récurrent

Un accès récurrent est un ensemble de créneaux auquel on rattache des usagers. Deux situations :

• L'accès existe déjà (ex. « Entraînement mardi soir ») : dépliez-le dans la liste des accès récurrents de l'espace, puis cliquez sur « Ajouter un nouvel usager ». Cochez les personnes dans le tableau de vos contacts — elles se placent dans la colonne « Usagers sélectionnés » — puis Valider.
• Variante depuis la fiche de l'usager dans l'espace : dans le bloc Accès récurrents, cochez les accès à lui accorder puis Enregistrer. C'est le moyen le plus rapide pour rattacher une personne à plusieurs créneaux d'un même espace.
• L'accès n'existe pas encore : cliquez sur « Nouvel accès récurrent » et définissez ses créneaux hebdomadaires. L'usager de départ y est associé automatiquement si vous partez de sa fiche.

Accès permanent

Sur un seul espace : cliquez sur « Appliquer un accès permanent », puis confirmez. Un message rappelle que l'usager pourra entrer 24h/24 et 7j/7. Son statut passe à Permanent sur cet espace.

Sur tous les espaces du contrat : ouvrez la fiche contact de l'usager, dépliez le bloc « Action d'accréditation sur l'ensemble des espaces du contrat », puis cliquez sur « Accréditer l'accès permanent ». Une bannière confirme le nombre d'espaces traités.

Étape 4 - Vérifiez que le droit est bien en place

Le bloc Espace & Accès de la fiche contact récapitule la situation espace par espace. Le libellé affiché est le meilleur indicateur :

• Aucun accès défini — l'usager n'est même pas rattaché à cet espace.
• Usager sans accès actif — il est rattaché à l'espace, mais aucun droit n'est posé (ou ils sont tous expirés). Il n'ouvrira rien : c'est le statut à corriger.
• Statut usager — il dispose d'au moins un accès ponctuel ou récurrent. Dépliez le bloc pour voir lesquels.
• Statut Permanent — accès 24h/24, 7j/7.
• Statut modérateur / Statut administrateur — l'usager est gestionnaire de l'espace, il dispose déjà d'un accès permanent de fait.

Sur la fiche de l'usager dans l'espace, les pastilles en haut de page donnent la même information en un coup d'œil : Statut, Accès actif ou Prochain accès (avec le jour et l'heure du prochain créneau), et Dernier accès (dernier passage constaté sur le matériel). Une pastille « Aucun accès » confirme qu'il n'y a rien de planifié.

Étape 5 - Communiquez le code à l'usager

Si l'usager entre avec un badge, il n'y a rien à envoyer. S'il utilise le clavier, deux boutons sont à votre disposition :

Modifier ou retirer un droit d'accès

• Accès récurrent : décochez l'accès dans le bloc Accès récurrents de la fiche usager puis Enregistrer, ou utilisez l'interrupteur vert/rouge en face de l'accès.
• Accès ponctuel : sur la page de l'accès, cliquez sur la croix rouge en face de l'usager pour le retirer de la liste des participants. Supprimer l'accès lui-même le retire pour tout le monde.
• Accès permanent : bouton « Enlever l'accès permanent » (sur la fiche contact, pour l'ensemble du contrat) ou retrait de l'accès permanent de l'espace concerné.
• Retirer l'usager de l'espace : bouton Supprimer sur sa fiche dans l'espace. Le contact reste dans votre liste et pourra être re-accrédité plus tard.

Bon à savoir

• Les administrateurs et modérateurs disposent déjà d'un accès permanent sur les espaces qu'ils gèrent : inutile de leur ajouter un droit d'accès. Les boutons d'accès récurrent sont d'ailleurs désactivés pour eux.
• Si vos espaces sont organisés en arborescence, un droit accordé sur un espace enfant ouvre aussi les points d'accès des espaces parents (le portail d'entrée, par exemple) — mais jamais l'inverse : un droit sur l'espace parent n'ouvre pas les espaces enfants.
• Un accès récurrent suspendu (bandeau rouge « L'accès récurrent … est suspendu ») ne donne plus aucun accès à ses usagers, tant qu'il n'est pas réactivé.
• Un accès ponctuel est plafonné dans le temps : au-delà d'environ un an, la plateforme refuse l'enregistrement. Pour un besoin durable, utilisez un accès récurrent ou permanent.
• Dans la liste des accès ponctuels, deux icônes distinguent les fonctionnements : 🔓 code utilisé (la porte se referme après chaque passage) et 🚪 accès libre (la porte reste déverrouillée pendant la période).
• Ne confondez pas le code permanent à 6 chiffres — un code fixe rattaché à l'espace, que tout le monde peut utiliser — avec l'accès permanent d'un usager, qui est nominatif et traçable.

En cas de problème

• « J'ai renseigné le badge mais l'usager n'ouvre pas » — vérifiez dans l'ordre : un droit d'accès est-il bien associé (statut ≠ « Usager sans accès actif ») ? le badge comporte-t-il 8 caractères ? l'espace est-il ouvert et équipé ? le créneau est-il en cours ?
• Bandeau rouge « l'usager ne dispose actuellement d'aucun accès à aucun espace » — le contact existe mais aucun droit ne lui a été accordé. Reprenez à l'étape 3.
• Le bouton « Nouvel accès récurrent » est grisé — soit l'option accès récurrents n'est pas activée sur votre contrat, soit l'usager est administrateur ou modérateur de l'espace, soit vos propres droits ne le permettent pas.
• Le champ « Code personnel » n'apparaît pas — l'option n'est pas activée sur votre contrat, ou vous n'êtes pas administrateur de l'espace. Utilisez le badge ou le code d'accès du jour en attendant.
• Impossible de créer un nouvel usager — le nombre de contacts autorisés par votre contrat est peut-être atteint. Supprimez les contacts obsolètes ou contactez le support.
• « Accréditer un droit de gestion Administrateur » renvoie une erreur — ce rôle exige que la personne possède déjà un compte Neop actif, contrairement à un simple droit d'accès. Voir l'article dédié.

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